Obligación de expedir y entregar facturas

Los comerciantes, como norma general, están obligados a expedir y entregar factura u otros justificantes por las operaciones económicas, en especial cuando el destinatario de las operaciones así lo exija, y a conservar copia o matriz de las mismas. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios.

La factura o documento sustitutivo podrá expedirse por cualquier medio, en papel o en soporte electrónico, que permita la constatación de su fecha de expedición, su consignación en el libro registro de facturas expedidas y su adecuada conservación. La remisión de las facturas o documentos sustitutivos podrá hacerse por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos, siempre que el destinatario haya dado su consentimiento de forma expresa y los medios utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.

Se pueden incluir en una sola factura las operaciones llevadas a cabo en el plazo de un mes natural para un mismo destinatario.

Tanto las facturas y documentos sustitutivos recibidos como las copias o matrices de las facturas y las copias de los documentos sustitutivos expedidos y los documentos acreditativos del pago del impuesto a la importación, deben conservarse durante el período de prescripción del derecho de la Administración para determinar las deudas tributarias afectadas por las operaciones correspondientes. Actualmente el plazo de prescripción general para las deudas tributarias es de 4 años. La obligación de conservación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos.

La obligación de expedir factura podrá ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros, en cualquiera de los casos, el empresario o profesional o sujeto pasivo obligado será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones.

En la factura se deberán contener los siguientes datos:

  • Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas será correlativa. Podrán establecerse series diferentes, especialmente cuando existan diversos centros de facturación o cuando se realicen operaciones de distinta naturaleza.
  • La fecha de su expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  • Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la UE, tanto del expedidor como del destinatario.
  • Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  • Descripción de las operaciones y su contraprestación total.
  • Tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicado a las operaciones.
  • La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
  • La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en las que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

En las operaciones realizadas para quienes no tengan la condición de empresarios o profesionales actuando en el desarrollo de la actividad, no será obligatoria la consignación en la factura de los datos de identificación del destinatario si se trata de operaciones cuya contrapartida no sea superior a 100 euros, IVA no incluido.
En las copias de las facturas se indicará su condición de copias. En el supuesto de que la operación esté exenta o no sujeta al IVA o de que el sujeto pasivo del impuesto sea su destinatario se deberá incluir en la factura referencia de ello.

Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos:

  • Cuando se documenten operaciones que estén exentas o no sujetas al IVA y otras en las que no se den dichas circunstancias.
  • Cuando se incluyan operaciones en las que el sujeto pasivo del IVA correspondiente a aquellas sea su destinatario y otras en las que no se de esta circunstancia.
  • Cuando se comprendan operaciones sujetas a diferentes tipos de IVA.

En las operaciones de venta al por menor, cuando su importe no exceda de 3.000 euros, las facturas podrán ser sustituidas por tiques y copias de éstos:

Los tiques y sus copias contendrán los siguientes datos o requisitos:

  • Número y, en su caso, serie. La numeración será correlativa.
  • Número de identificación fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor.
  • Tipo impositivo aplicado o la expresión “IVA incluido”.
  • Contraprestación total.

Los empresarios individuales acogidos al régimen especial del recargo de equivalencia del IVA no están obligados a expedir y entregar factura por cada una de las operaciones que realicen, salvo el destinatario de las mismas lo exija.

Los empresarios individuales acogidos al régimen especial simplificado del IVA tampoco están obligados a expedir factura por cada una de las operaciones que realicen, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos o que el destinatario de las mismas lo exija.

Las facturas, los libros contables y demás documentación y justificantes concernientes al desarrollo del negocio, deben ser conservados por el comerciante durante seis años, sin perjuicio de que el plazo de prescripción en materia fiscal es de cuatro años.

Fuente: Guía Útil de Comercio Textil y Complementos de ACOTEX

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4 respuestas a Obligación de expedir y entregar facturas

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  2. Alberto Ruiz Palazón dijo:

    Está bien saber esto por si acaso, pero personalmente como comerciante creo que hemos de dedicarnos a lo que sabemos y nos da de comer: comprar y vender, y el resto del trabajo dejárselo a profesionales. Más importante que saber cómo se hace una factura es elegir un buen asesor que te lo explique si hace falta, así que sería bueno que pusierais alguna guía o consejos sobre cómo elegir bien un asesor, porque también es verdad que si te equivocas, luego sus errores los pagas tu. Gracias por el blog.

  3. Txarlie dijo:

    Un artículo claro y conciso.

    Ahora haría falta que tanto los comerciantes chinos, como los vendedores ambulantes lo tuvieran en cuenta. Mientras estos se sigan saltando mayoritariamente las normas de juego que rigen, el resto de comerciantes jugamos en desventaja.

    Y no es justo.

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